Firmele de toate marimile s-au confruntat intotdeauna cu obtinerea unor abordari corecte care sa le satisfaca imediat necesitatile in ceea ce priveste tehnologia informatiei. Lipsa de resurse – fie ca este vorba de personal, buget sau de gestionarea acestora – au determinat firmele sa inceapa explorarea unor optiuni offshore. Solutii IT la preturi accesibile, care sunt usor de instalat si configurat, cerinte de serviciu si sprijin si, mai presus de toate, integrarea si utilizarea unor metodologii si instrumente sunt cerintele cele mai importante ale unei firme care isi doreste sa externalizeze departamentul de IT.
Motive care determina o companie sa apeleze la servicii de externalizare IT:
– reducerea costurilor;
– accesul la seturi de competente mai bune si o experienta mai vasta;
– accesul la cele mai bune si diverse tehnologii actuale;
– cresterea productivitatii utilizatorului;
– realocarea de personal pentru activitati mai strategice;
– comoditate.
Companiile prefera solutii IT care au preturi modice si cerinte directe, dar, in acelasi timp au nevoie de flexibilitatea de a consuma tehnologie in componente modulare, care pot fi extinse, atunci cand este necesar. De asemenea, pe partea cealalta este important sa se inteleaga preferintele firmelor in ceea ce priveste optiunile de livrare a serviciilor.
De ceva timp incoace numarul firmelor care ofera servicii de outsorcing cat si a celor care apleaza la astfel de functii sunt intr-o mare crestere. Caracteristicile care au dus la dezvoltarea acestor servicii sunt urmatoarele:
Accesibilitate: optiunea de externalizare este semnificativ mai ieftina decat angajarea de personal in-house, forta de munca sau de infrastructura poseda costuri mai mici in functie de locatia clientului;
Incredere: existenta unor metodologii clar definite alaturi de contracte, certificate de calitate, asigurarea securitatii informatiilor au condus in mod favorabil la dezvoltarea acestor servicii. Increderea reciproca este liantul dintre cele doua parti implicate ce trebuie respectata indiferent daca este mentionata cu ajutorul unui act legal sau un acord mutual. Proprietatea intelectuala si securitatea datelor: unul dintre avantajele majore pentru adoptarea outsourcing in randul companiilor este legat de protectia drepturilor de proprietate intelectuala si a informatiilor in general.
Ce presupune externalizarea serviciilor IT ale unei firme este o intrebare comuna care ofera un raspuns lamuritor pe mai multe planuri. Principalele servicii sunt:
– reteaua de conectivitate: monitorizarea si gestionarea WAN, routere, conexiuni internet, VPN;
– securitate: monitorizarea si gestionarea Firewall, protectie anti virus, protectie de prevenire a spam, IDS/IPS;
– backup de date si arhivare: offsite de stocare, centre de date,
arhivare servicii;
– mesagerie si comunicare: e-mail, conferinte web;
– aplicatii: managementul de acordare a licentelor, ASP
– desktop management: helpdesk, break/fix;
– management de server: buna functionare si performanta, praguri de monitorizare, reparare, administrare;
– dezvoltare web/e-commerce
– administrarea bazei de date
Motivul principal datorita caruia companiile doresc sa externalizeze departamentul IT este acela de a angaja o echipa matura cu experienta in rezolvarea anumitor sarcini. Diferite tipuri de procese, investitiile in servicii, infrastructura si nivelul de comunicare, incredere si intelegerea care exista intre vanzator si compania client toate vor influenta calitatea si rezultatele procesului de colaborare dintre cele doua parti.
Procesul de colaborare ar trebui sa fie adaptat si creat flexibil nu static, intr-un continuu curs de dezvoltare in functie de posibilitatile firmei, impreuna cu domeniul de aplicare si cadrul propice pentru ca relatia sa evolueze si rezultatele afacerii sa fie maximizate pe cat posibil. Maturitatea acestui proces este eficace atunci cand se imbunatatesc costurile, eficienta si productivitatea intr-o abordare de control total al calitatii.