Firmele mici, mijlocii sau mari s-au confruntat mai mereu cu probeleme legate de gestionarea necesitatilor IT. Lipsa de resurse – fie ca este vorba de buget, personal sau gestionarea sarcinilor – au determinat aceste companii sa incerce solutiile oferite de outsourcing. Dar inainte de a ajunge la apelarea pentru acestea, este nevoie sa se clarifice nevoile firmei respective. Cu cat acestea sunt mai clare cu atat externalizarea serviciilor va actiona mai prompt si numai acolo unde este cu adevarat nevoie. Cu solutii accesibile si preturi avantajoase, outsourcing-ul se ocupa de satisfacerea unor cerinte utilizand metodologii si instrumente specifice.
Externalizarea functiilor IT va permite unei organizatii sa se concentreze pe afacerile de baza si totodata sa isi canalizeze resursele si fondurile catre o dezvoltare fructuoasa. Insa crearea unui model eficient de externalizare nu depinde decat de capacitatea companiei in cauza de a gestiona corect procesele si proiectele care sunt supuse acestui proces. Numai firmele care au capacitatea de a intelege si in acelasi timp de a evita capacanele ce apar inevitabil, dar si care aplica aplica corect rezulatele obtinute in urma externalizarii vor fi cele care vor reusi sa cunoasca beneficiile succesului.
Pe de alta parte, cei mai buni furnizori de servicii de outsourcing, sunt aceia care isi prezinta serviciile pe baza unor factori-cheie, in cadrul acestora fiind incluse competente dezvoltate de organizare si capabilitati de a aplica un management care sa se plieze pe specificul afacerii respective. De asemenea, distributorul are rolul de a mentine si imbunatati permanent potentialul alaturi de o echipa de management de top care intelege afacerea asupra caruia lucreaza, aducand totodata si instrumente IT necesare pentru a atinge obiectivele propuse.
In momentul in care o companie semeneaza un contract cu o firma care presteaza servicii de outsourcing, prima va trebui sa isi defineasca foarte specific asteptarile. Adica sa se asigure ca este in concordanta cu serviciile pe care distribuitorul le poate oferi. In contractul ce urmeaza a fi semnat se va tine cont de structura taxelor, bugetul total, asteptari, termene, riscuri, contact, procesele de comunicare, indicatori de performanta, recompense, penalizari, guvernare, etica, securitatea informatiilor, structuri de functionare, disponibilitatea retelei, modalitatile de solutionare a conflictelor, durata contractului, incheiere acestuia, rcuperarea dupa anumiti factori fizici care ar putea provoca daune mari, plus alte elemente care ar putea sa inlesneasca intelegerea dintre cele doua parti.
Externalizarea serviciilor IT presupune deplasarea unei echipe de specialisti in vederea solutionarii unor probleme. Activitatile pot fi desfasurate la sediul companiei care apeleaza pentru serviciile respective, in cadrul firmei de outsourcing prin diferite metode de comunicare. In cazul in care firma care ofera servicii se deplaseaza la sediul solicitantilor se va tine cont de aspecte precum: echipamente necesare pentru a rezolva depanarile respective, tehnologia implicata in tot procesul, intretinere, arhitectura sistemelor si unde este cazul refacerea acesteia, dezvoltare, instalare si mentenanta de software, sisteme de testare si integrare IT pentru centru de date, gestionarea centrului de comanda si aplicarea unui management bine gandit. Numirea unor manageri ce poseda abilitati tehnice si, care totodata sa inteleaga complexitatea lucrului in doua mai multe tipuri de companii, este obligatia firmei care ofera servicii de outsourcing. Acesti manageri mai au obligatia de a monitoriza costurile pe o baza lunara, si asta datorita cunostinetelor avute in gestionarea resurselor, activelor si a relatiilor care stau la baza intregii colaborari.
Dar, pentru ca tot acest proces de externalizare sa functioneze corespunzator de ambele parti, comunicarea va fi cea care o sa stea la baza. Cu ajutorul acesteia cele doua parti vor sti cu siguranta daca toate sarcinile sunt indeplinite si resursele (fonduri, resurse umane, sisteme de comunicare si de informare) sunt utilizate corespunzator.